Jak usunąć wysłanego maila w Outlook? Poradnik krok po kroku

Wysłanego maila w Outlook można odwołać tylko w określonych warunkach: nadawca i odbiorca muszą korzystać z Microsoft 365 lub Exchange Online w tej samej organizacji, a wiadomość nie może być otwarta. Usunięcie jej z folderu Elementy wysłane nie kasuje kopii znajdującej się u adresata. Sprawdź, jak użyć funkcji Recall w klasycznym, nowym i przeglądarkowym Outlooku.

Kiedy można odwołać wysłaną wiadomość?

Microsoft Outlook oferuje funkcję Recall, czyli odwołanie wiadomości znajdującej się w skrzynce odbiorcy. Mechanizm działa po stronie serwera pocztowego, dlatego nie polega na usunięciu maila wyłącznie z własnego programu. System próbuje pobrać nieotwartą kopię z poczty adresata.

Funkcja Recall wymaga środowiska Exchange Online lub Microsoft Exchange oraz kont służbowych należących do jednej organizacji. Sam fakt korzystania z aplikacji Microsoft 365 nie wystarczy, jeśli skrzynka nie działa na właściwym serwerze. Co z wiadomością wysłaną do klienta korzystającego z Gmaila? W takim przypadku odwołanie nie zadziała.

Adresat nie może wcześniej otworzyć wiadomości. Odwołanie może też zostać zablokowane przez administratora, ustawienia organizacji albo ochronę informacji. Wiadomości zabezpieczone przez Azure Information Protection nie podlegają tej funkcji.

Usunięcie maila z folderu Elementy wysłane nie usuwa wiadomości ze skrzynki odbiorcy.

Jak odwołać maila w klasycznym Outlooku?

W starszej wersji programu wiadomość trzeba otworzyć w osobnym oknie. Samo zaznaczenie jej w panelu odczytu nie wystarczy. Przed rozpoczęciem sprawdź, czy korzystasz z konta Exchange, a nie MAPI lub POP.

Wykonaj następujące czynności:

1. Otwórz folder Elementy wysłane.
2. Kliknij dwukrotnie wiadomość przeznaczoną do odwołania.
3. Wybierz Plik, a następnie Wyślij ponownie lub odwołaj.
4. Kliknij Odwołaj tę wiadomość.
5. Wybierz usunięcie nieprzeczytanej kopii albo jej zastąpienie nową wiadomością.
6. Zostaw zaznaczenie przy opcji powiadomienia o powodzeniu lub niepowodzeniu operacji i kliknij OK.

Drugą drogą jest karta Wiadomość, polecenie Akcje oraz Odwołaj tę wiadomość. Przy uproszczonej wstążce wybierz Więcej poleceń, oznaczone trzema kropkami, a później przejdź do Akcji.

Usunięcie albo zamiana wiadomości?

Pierwsza opcja kasuje nieprzeczytaną kopię u adresata. Druga otwiera oryginalny tekst do edycji, dzięki czemu możesz poprawić dane lub dodać brakujący załącznik. Po wybraniu Wyślij nowa wersja zastąpi poprzednią tylko tam, gdzie odbiorca nie otworzył pierwotnego maila.

Raport otrzymasz w skrzynce odbiorczej. Zwykle pojawia się po mniej niż 30 sekundach, choć przy niedostępnej skrzynce adresata ponawianie próby może potrwać do 24 godzin. Przy kilkuset odbiorcach sprawdzenie statusu czasem zajmuje do pięciu minut, a przy dziesiątkach tysięcy osób nawet do 30 minut.

Jak użyć Recall w nowym Outlooku i w przeglądarce?

Nowy Outlook dla Windows oraz Outlook w sieci Web dla kont firmowych mają polecenie Odwołaj wiadomość bezpośrednio na wstążce. Zasada pozostaje taka sama: adresaci muszą należeć do tej samej organizacji, a ich kopie nie mogą być przeczytane.

Aby wysłać żądanie odwołania:

1. Wejdź do folderu Elementy wysłane.
2. Otwórz wybraną wiadomość w oddzielnym oknie.
3. Na wstążce wybierz Odwołaj wiadomość.
4. Potwierdź operację przyciskiem OK.
5. Otwórz raport otrzymany w skrzynce odbiorczej.
6. Wybierz link i sprawdź, dla których adresatów odwołanie się powiodło.

W Outlooku dla komputerów Mac funkcja Recall jest dostępna przez przeglądarkową wersję usługi. Klient Outlook dla Mac nie obsługuje tego mechanizmu w taki sam sposób jak klasyczny program Windows.

Outlook.com – dlaczego nie da się odwołać maila?

Osobiste konto Outlook.com nie obsługuje prawdziwego wycofania wysłanej wiadomości. Dotyczy to także adresów kończących się na @outlook.com, @hotmail.com, @live.com oraz @msn.com. Po wysłaniu wiadomość opuszcza środowisko, nad którym użytkownik ma kontrolę.

Możesz jednak włączyć funkcję Cofnij wysyłanie. Nie pobiera ona maila ze skrzynki odbiorcy, lecz zatrzymuje wysyłkę przez ustawiony czas – 5 albo 10 sekund. To krótkie okno pozwala anulować wiadomość, zanim zostanie przekazana do dostarczenia.

W Outlook.com otwórz Ustawienia, przejdź do Poczta, wybierz Redagowanie i odpowiadanie, ustaw czas w sekcji Cofnij wysyłanie, a następnie zapisz zmianę. Po każdym wysłaniu pojawi się przycisk Cofnij wysyłanie.

Jak ograniczyć ryzyko pomyłki?

Odwołanie nie daje pewności, że wiadomość zniknie u każdego odbiorcy. Według danych przytoczonych dla funkcji Recall jej skuteczność wynosi około 90%, lecz zależy od konfiguracji serwerów, czasu reakcji i tego, czy adresat otworzył mail.

W firmowej poczcie dobrze sprawdza się reguła opóźnienia wysyłania o 5 minut. Wiadomość pozostaje wtedy przez kilka minut w skrzynce nadawczej, więc można ją poprawić lub anulować przed faktycznym przekazaniem. Takie rozwiązanie działa inaczej niż Recall i nie wymaga pobierania maila z konta odbiorcy.

Przed wysłaniem sprawdź następujące elementy:

• adresata głównego oraz osoby dodane w polach DW i UDW,
• treść, daty, kwoty oraz nazwy plików,
• obecność wszystkich zapowiedzianych załączników,
• uprawnienia do dokumentów zawierających dane poufne,
• moment wysyłki i właściwą strefę czasową.

Gmail stosuje podobne opóźnienie i pozwala ustawić anulowanie od 5 do 30 sekund. Narzędzia pocztowe mogą różnić się nazwami, lecz zasada jest prosta: anulowanie działa przed dostarczeniem, a Recall próbuje wycofać nieprzeczytaną kopię już znajdującą się u adresata.

Jeśli wiadomość trafiła do niewłaściwej osoby, wyślij krótkie sprostowanie i poproś o usunięcie maila. Przy ujawnieniu haseł lub poufnych danych trzeba natychmiast zmienić dane dostępowe i zgłosić incydent zgodnie z zasadami obowiązującymi w organizacji.